Operations Manager

Overview

In dieser Rolle steuern Sie das Facility-Management eines hochklassigen Gebäudes im City of London, mit Fokus auf reibungslose Soft-Services durch interne Teams, Lieferanten und Berater. Sie sichern Compliance, Sicherheit und Kostenkontrolle, arbeiten eng mit Kunden, Tenant-Teams und der Real Estate‑Abteilung zusammen und treiben Effizienzsteigerungen sowie nachhaltige Betriebsstandards voran. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle für Lieferantenleistung, Budgetverwaltung und Berichtsprozesse. Ihre Arbeit prägt die Qualität des Gebäudebetriebs und die Zufriedenheit der internen sowie externen Stakeholder.

Pay / Benefits

• Private medical cover
• 25 days of annual leave + holidays
• Health screening
• Gym discounts
• Cycle to work scheme
• Travel & retail discounts

Responsibilities

• Steuerung externer Dienstleister (Reinigung, Sicherheit, Empfang, Wartung) und Sicherstellung der SLA‑Erfüllung
• Sicherstellung der Einhaltung von UK‑Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften; Durchführung von Risikobewertungen und Audits
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Verwaltung des Service Charge Budgets
• Prüfung und Genehmigung von Ausgaben im Rahmen des Service Charge Budgets
• Bereitstellung erstklassigen Kundenservice und regelmäßige Kommunikation mit Kunden, Mietern und internen Teams
• Überwachung der Lieferantenleistungen, Audits der Lieferantenlieferungen und Berichte für Stakeholder
• Durchführung regelmäßiger Gebäudebewertungen, Erstellung von Berichten und Koordination notwendiger Instandsetzungsmaßnahmen
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu Umwelt und Sicherheit; Zusammenarbeit mit dem Nachhaltigkeitsteam (ISO14001)
• Sicherstellung interner Prozesse/Policy‑Einhaltung (Beschaffung, Finanzen, Compliance, HR)
• Aktive Rolle bei Notfall- und Sicherheitsprozessen sowie deren Robustheit und Umsetzung

Key requirements

• Starke IT‑Kompetenz, insbesondere Excel und Immobilien-/Finanzmanagementsysteme
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Abschluss oder gleichwertige Qualifikation (oder berufsbezogene Erfahrung)
• Mitgliedschaft oder Associate‑Mitgliedschaft von IWFM oder RICS
• National General Certificate in Occupational Safety and Health – NEBOSH‑akkreditiert
• Erfahrung in Operations oder Facilities Management, idealerweise in einem Corporate/London Office
• Verständnis von gewerblichen Mietverträgen und Vermieter‑Mieter-Beziehungen
• Kenntnisse im Service Charge Budgeting und Rechnungslegung
• Führung von In‑house- und Lieferantenpersonal
• Erfahrung im Management von Lieferantenbeziehungen
• Gute Gesundheits‑, Sicherheits- und Umweltkenntnisse
• Fließende Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich)
• MS Office auf mittlerem Niveau; spez. Meridian, Proactis, Snapshot, Tramps als relevante Software

• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
• Stakeholder‑Management
• Proaktives Risikomanagement
• Microsoft Excel
• Property/financial management systems
• Meridian

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